איך לכתוב מכתבים רשמיים 

המכתבים של המדינה נראים כמו רוב המסמכים הכתובים במדינה. רוב הכותבים כותבים כל שעולה על רוחם, מקצתם יקפידו על מה שלמדו בבית הספר. למשל על שוליים רחבים בצד י?מין, על 'הן תצמחנה' במקום 'הן יצמחו', על פסיק לפני כל שי"ן, וגם יימנעו מהעלבת המין הנשי. לשם כך ישתמשו בלוכסנים וייצרו מילים מוזרות מעין ילדים/ות, ציין/י, לקוח/ה יקר/ה.
יש מי שלימדו אותו שבמכתב חייבות להופיע השבלונות האלה:
הריני מאשר בתודה קבלת מכתבך / הנני להביא לידיעתך / בהתייחס לדבריך שבסימוכין / ברצוננו להודיעך כי / ברצוני ליידע אתכם / הננו שמחים להודיעך / במענה אני מבקש להודיעך.
ויש מי שלימדו אותו שאסור לכתוב 'אני' בראש מכתב. אותו האדם יימנע מלכתוב 'אני', אך לא יהסס לפתוח את מכתבו במילות היכרות כגון 'שמי ירוסלבסקי אברהם. אני גר ברעננה'. כמובן גם הידיעה על מקום המגורים שלו מקומה בכתובת שבראש המכתב, והוא צריך לכתוב אברהם ירוסלבסקי ולא ירוסלבסקי אברהם. רבים מקדימים את שם המשפחה לשם הפרטי, אולי בהשפעת המורים בבית הספר, שהיו קוראים את שמות הילדים בכיתה כמו שרשום ביומן, לפי סדר שמות המשפחה, וגם שמותיהם היו אולי לוי גד ומאור זיווה ולא גד לוי וזיווה מאור.
לא בכדי הזכרתי את המורים בבית הספר, כי הבעיות של הכתיבה מתחילות שם, או אולי הבעיות מתחילות במכללות להכשרת מורים. הבעיה העיקרית היא מי ילמד את הילדים לכתוב, אם אין מלמדים את המורים לכתוב.
תלמידים טובים מקבלים ציון 'טוב מאד' ולא 'טוב מאוד', ויש אחדים שהציון שלהם 'מצויין' ולא 'מצוין'. בוודאי יש גם 'מספיק בקשי' ו'תגש לדבר איתי בהפסקה'. כי איש לא לימד את המורה שלהם את כללי הכתיב חסר הניקוד.
ככל הידוע לי כללי הכתיב חסר הניקוד אינם נלמדים כלל. חוץ מקומץ עורכים, משוגעים לדבר, רוב דוברי העברית אינם מכירים את הכללים האלה על בוריים, וגם המתעניינים שרוצים מאוד לכתוב לפי הכללים הולכים לאיבוד בים ההחלטות של האקדמיה. מי יכול לדעת ש'מנ?ין' כותבים ביו"ד אחת ו'מני?ן' כותבים בשתיים ועוד רצוי להוסיף פתח מתחת לנו"ן. המילים ש??ע?ר וש??ע?ר נראות בדיוק אותו הדבר בלי ניקוד.
ומי יודע אם לכתוב 'זיכרון יעקב' או 'זכרון יעקב? יבוא מי שיגיד שכל אחד רשאי להחליט איך כותבים את שמו, אבל לא ידוע לי אם עיריית זיכרון יעקב החליטה החלטה כלשהי בדבר שמה.
לצערי הרב, איני רואה סיכוי להביא את כללי הכתיב חסר הניקוד לידיעת הציבור הרחב, אלא אם כן יל?מדו את הכללים האלה במכללות להכשרת מורים כמקצוע חובה, וגם בכיתה בי"ת או גימל בבית הספר היסודי ילמדו את הילדים את הכללים האלה בשיעורי לשון ובכל השיעורים.
אבל אין להטיל את האחריות למצב הכתיבה העברית על מערכת החינוך דווקא. רוב הוצאות ספרים בארץ כותבות 'היתה' ולא 'הייתה' ויש להן כללי כתיב משלהן. כמה הוצאות ספרים אינן מצייתות כלל לכללי הכתיב חסר הניקוד, אינן מרימות את המקפים המחברים
וכותבות מספרים משמאל לימין דווקא. היום מוצאים בכתיבה העברית - וכוונתי לספרים ולמאמרים המשובחים ביותר מצד כותביהם ומצד תוכנם - את כל אותם השיבושים שאנו, העורכים, נוהגים לתקן. למשל, מרובים הפסיקים הבלתי אפשריים, שי"ן הזיקה מושמטת בשיטתיות ואין הקפדה על סדר המילים.

כל ענייני הכתיב והניסוח שייכים גם לכתיבת מכתבים. אשר
למראה המכתב, אין צורך לקבוע מסמרות בנושא זה. למי שמתלבט אם לכתוב את שורת הנידון מתחת לתאריך או מעליו, אם למתוח קו מתחת לשורת הנידון, אם להשאיר שורת רווח אחת או שתיים בין הכתובת ובין הפ??סקה הראשונה, אם לכתוב את שם הכותב וכתובתו למעלה משמאל או למטה מימין - תשובתי: הדברים האלה חשובים, חשובים מאוד, אבל אפשר להשאיר אותם לטעמו האישי של הכותב. העיקר - להקפיד שהמכתב יהיה נאה לעין, קצר וענייני. באופן כללי: רצוי שלא לפזר מילים באותיות שמנות בגוף המכתב ורצוי שלא למתוח קווים מתחת למילים, רצוי שלא להגדיל אותיות ולא להחליף גופנים. כל זה רצוי. יש אמצעים רגילים להדגשה, בעיקר שורה חדשה או פסקה חדשה, וראוי להשאיר את ההדגשות להבנה של הקורא. רצוי שיבין מה חשוב לפי הנאמר במכתב, לפי הפתיחה, לפי הסיום.
נוסף על הדברים החיצוניים החשובים האלה יש דברים שראוי לשים לב אליהם והם בבחינת עצות של 'אל תעשו' או עצות של 'הימנעו מ'. אזכיר אחדים:
השם הפרטי קודם לשם המשפחה.
אין פותחים מכתב בהכרזה על שם הכותב.
אם מדובר במכתב אישי (לא של חברה), או לפי העניין, כותבים 'אני' ולא 'אנחנו'.
אין לשבש שמות.
אין לתקן שמות.
אין לקצר שמות. צריך לבדוק מה שמו המלא של כל אדם הנזכר במכתב. אם מחליטים לקצר את שמו הפרטי של אדם אחד, צריך לקצר את כל השמות הפרטיים (לא לכתוב אברהם כהן וד' אהרוני).
יש להמעיט בראשי תיבות, להימנע מראשי תיבות שאינם מוכרים לכול.
יש להימנע מקיצורי מילים (רח', לכב', י-ם).
יש להקפיד על כתיבת התאריך העברי והלועזי בנוסח ט"ו בשבט.
מספרים כותבים מימין לשמאל.
יש להימנע מהצירוף ו /או.
יש להימנע משימוש בלוכסנים להבדלה בין זכר לנקבה.
ברוב צירופי הסמיכות אין צורך במקפים.
אותיות לועזיות רצוי להמיר ככל האפשר לאותיות עבריות.
יש להקפיד על קיצורי מילים בגרש ועל ראשי תיבות בגרשיים.
אין לפזר סימני פיסוק שלא לצורך.
ראוי להבחין בין מקף מחבר ובין קו מפריד.
ראוי להעדיף סביל מפעיל.
ראוי להקפיד על יידוע כנדרש.
והרשימה עוד ארוכה.

בספרי עיינו בספרי 'מכתבים רשמיים' (צבעונים 2004) מובאים חמישים מכתבים של מוסדות המדינה, אוניברסיטאות, בתי ספר, צבא, גופים פרטיים ועוד, ובצדם הסברים, הערות ונוסח מתוקן.